Лист todo – Todoist – The Best To Do List App & Task Manager

Что такое TODO листы и почему они нужны каждому?

Жизнь скоротечна, и часто случается такое, что за свою короткую жизнь мы не успеваем сделать то, что задумали. Время – это самая ценная драгоценность, которая только у нас есть. Поэтому очень важно научиться правильно им распоряжаться, так, чтобы ни одна секунда не пропала бесследно.

Разумеется, организовать свое время очень сложно, нередко нам приходится прибегать к помощи органайзеров и листов «TODO», или в переводе на русский «Что сделать». Согласитесь, бумага это уже устаревший способ ведения своих дел, сейчас в моде электронные варианты. А перейдя по ссылке вы сможете купить ручку Паркер.

Электронный лист «TODO» может стать незаменимым помощником в организации Ваших дел. На бумаге невозможно поместить все то, что Вам надо записать. Тем более бумага имеет свойство портиться и рваться, да и не каждому под силу вести свои списки в чистом виде. Обычно приходится много-много раз перезаписывать одну и ту же мысль. Электронные листы «TODO» избавят Вас от этого.

Сам по себе список «TODO» – незаменимая вещь. Может, Вы сами того и не замечая, активно используете их в своей жизнедеятельности. Например, список покупок – тот же лист «TODO», или, например, список долгов и экзаменов на учебе. Ведь все это необходимо сделать/сдать, а значит и это тоже список «TODO».

Наверняка, у Вас бывали моменты в жизни, когда на Вас наваливалась куча дел и вы что-то забывали сделать. Пришли с работы или учебы домой, а «милые» домочадцы начинают загружать Вас делами. «В выходные сходи в магазин, посмотри новый миксер», «В пятницу должен зайти Витя, занести инструменты», «В среду нужно съездить в паспортный стол» и т.д. Запомнить все это невозможно, поэтому никак нельзя обойтись без «TODO» листов.

Ведение такого ежедневника не будет хлопотным, тем более в электронном виде. В Интернете уйма сервисов, которые представляют эту услугу в online виде и абсолютно бесплатно. Обычно, они имеют интеграцию с телефоном, так что где бы Вы ни были, Ваш лист «TODO» всегда с Вами.

Многие электронные «TODO» листы имеют множество дополнительных полезных функций, например встроенный калькулятор расходов, автоматический подсчет времени, календарь и т.д. С такой вещью Вы успеете съездить и сходить во все необходимые места!

Жизнь современного человека – сплошная круговерть. Чтобы не затеряться в ней нам просто необходимо вести свой «TODO» лист. После того, как Вы записали все, что нужно, Вам остается только не забывать поглядывать в него. Встали с утра, заглянули в список и сразу поняли, что, куда и зачем надо.

globalsuntech.com

О каком TODO list я мечтал, и каким образом этой мечтой стала Asana

Вчера я перебирал свои блокноты в OneNote за 2009 год. У меня, когда я был на пять лет моложе, была другая система ведения заметок, по-другому формулировались идеи. В одном из этих блокнотов обнаружился список требований к потенциальному проекту под названием «Онлайн Todo List для совместной работы». Придумано было классно, но я так и не реализовал этот проект. И не буду.

«Почему?» — спросите вы. Потому, что спустя три года после написания этого списка я начал пользоваться Asana.com. Ещё до этого у нас на сайте был небольшой обзор этого сервиса. В настоящий момент в Asana уже есть все фишки, которые я хотел пять лет назад. Что это за фишки и как они реализованы — об этом и пойдёт речь в этой заметке.

Сам список, написанный пять лет назад, выглядел таким образом:

  • Онлайн-сервис с простой регистрацией.
  • Наличие мобильной версии.
  • Горячие клавиши.
  • Удобный визуальный интерфейс.
  • Совместная работа по приглашению.
  • Планирование в стиле Now/Tomorrow/Later.
  • Иерархичность: вложенность заданий, проекты, контексты, метки.
  • Возможность ведения заметок к делам с форматированием.

Онлайн-сервис с простой регистрацией

В 2014 году кажется естественным именно онлайн-сервис, а не десктоп-программа. Особенно это очевидно, когда мы говорим о сервисе, изначально заточенном для совместной работы. В Asana.com ваш список дел будет доступен через любой современный браузер. Создатели этого сервиса отнесли к ним:

  • Chrome;
  • Safari;
  • Firefox;
  • Internet Explorer 10 & 11;
  • Fluid for Mac.

К сожалению для моего знакомого — любителя Opera, в этот список браузер не попал. Мне его жаль, чего не могу сказать о людях, до сих пор пользующихся IE старых версий. Ещё стоит отметить, что, как и у любого сложного веб-приложения, у Asana могут возникнуть конфликты с уже установленными в вашем браузере расширениями. Полный список приведён тут.

Что касается регистрации, то в ней есть стандартная возможность привязать аккаунт Google или Facebook.

Наличие мобильной версии

Сейчас у каждого качественного сайта есть версия для мобильников и планшетов. Где-то это достигается с помощью адаптивной вёрстки, где-то изначально интерфейс оптимизируется для небольшого экрана. Разработчики Asana пошли вторым путём. Добавьте к этому приложения для iOS и Android, и вы поймёте моё удовольствие от работы с этой системой.

Цена:
Бесплатно

Цена:
Бесплатно

Горячие клавиши

Меня безумно раздражает, когда рутина занимает много времени. Инструменты должны быть удобными, поэтому я могу просидеть два часа, разбираясь в тонкостях новой программы. Зато потом, когда после нажатия двух клавиш я слышу: «А что это ты такое сделал?», — чувствуешь себя волшебником. В Asana горячие клавиши есть, их много. Причём они интуитивно понятны и указываются прямо внизу экрана. Сказать по правде, мне их очень не хватает в приложении на iPhone.

Удобный визуальный интерфейс

К сожалению, в Asana интерфейс сделан не на 100% так, как бы мне хотелось. Во-первых, нет возможности выбрать язык интерфейса. У некоторых людей, с которыми я работаю через этот сервис, английский вызывает затруднение. Им можно посоветовать плагин для перевода интерфейса под Chrome. Во-вторых… да нет во-вторых. К интерфейсу действительно быстро привыкаешь. Потом другие планировщики раздражают лишними кликами и неудобными системами фильтров. Попробуйте сами. Уверен, что возможность фокусировки на задании, различные фильтры задач и секции вам понравятся.

Совместная работа по приглашению

Пригласить человека работать с тобой над проектом очень просто. Достаточно выслать ему приглашение на email. Не дожидаясь того, как он согласится, можно уже ставить ему задачи или упоминать в тексте задачи или в комментарии, используя любимый Твиттером значок @.

Планирование в стиле Now/Tomorrow/Someday

Одно из моих правил: сначала сделай всё, что не можешь отложить на завтра. Поэтому принцип выставления приоритетов делам я предпочитаю делать в виде: Сегодня/Завтра/Когда-нибудь. В Asana при просмотре ваших задач вы можете выставить или точные даты дедлайнов, или поставить им одно из трёх: Today/Upcoming/Later. Это стоит делать для того, чтобы ваши коллеги могли видеть, когда вы приступите к проекту. И, конечно, для этих действий есть горячие клавиши.

Иерархичность: вложенность заданий, проекты, контексты, метки

Иерархия задач в Asana реализована несколькими способами. Во-первых, при списке задач можно в конце задачи поставить две точки — это будет секция. Составлять список задач с ними очень удобно. Тем более что потом из секции в секцию задачи можно просто перетаскивать.

Во-вторых, у любой задачи можно сделать подзадачи. Например, мне не нужно, чтобы клиент вникал в суть того, как именно я оптимизирую скорость работы сайта. Это просто одна из задач в списке дел проекта. Сделав подзадачи, я могу привычным инструментом распланировать оптимизацию вплоть до трёхминутных дел.

В-третьих, это проекты. Каждое дело может относиться сразу к нескольким проектам. Так что это одновременно и метки, и папки для ваших задач.

В-четвёртых, это workspace и организации. Они мало чем отличаются с точки зрения иерархии. Кстати, я специально не перевожу термин wokrspace на русский язык. Согласитесь, «рабочее пространство» в контексте списков дел звучит как-то странно. Так вот, wokrspace — это объединения людей и проектов, которые никак не связаны с друг другом. Переносить задачи из одного wokrspace в другой нельзя. Если вам ну очень это будет нужно, то можно воспользоваться вот этим сервисом. Только сначала в нужный workspace добавьте всех участников, которые будут в переносимом проекте. Мне потребовалось это сделать, когда я из личных дел переносил проекты по фрилансу в новый workspace.

Возможность ведения заметок к делам с форматированием

Наличием заметок к задаче сейчас мало кого удивишь. А вот то, за что я просто обожаю Аsana, это комментарии. Вместо того, чтобы по каждой задаче писать email или плодить в email цепочки диалогов, можно обсудить вопросы по каждой задаче отдельно. Получается такой своеобразный форум. Добавьте к этому ещё кнопочку Like, и это будет действительно удобно для совместной работы. Стоит отметить, что Аsana активно развивается. Так, буквально на днях добавилась возможность использовать форматирование непосредственно комментариев и заметок задач.

То, чего не было в моём списке

В моём списке требований не было многих вещей, которые вы обнаружите в Аsana. Это и привязка облачных хранилищ на ваш выбор: Dropbox, Box, Google Drive. И удобные фильтры, и печать выбранного списка дел, и шаблоны задач по примеру существующего проекта, и работа с дублирующимися делами. Есть много сервисов, которые интегрируются вместе с Аsana. Их полный список тут. Обязательно нужно упомянуть хорошо сделанную справку. Для такого мощного инструмента, как Аsana, это обязательная вещь.

Инструмент из Аsana получился действительно удобный. В нём мы планировали свадьбу моих друзей в прошлом году. Именно в нём я распланировал и сделал уже не один проект по фрилансу. В любом из этих проектов я удобно и быстро сотрудничал с другими людьми. Когда же речь идёт о моих личных проектах, я почему-то пользуюсь другой программой. Только это уже совсем другая история.

 

lifehacker.ru

Почему to-do list неэффективен | Rusbase

Большинство из нас составляют списки дел, но они только напрягают и не учитывают множество факторов.

Согласно данным компании iDoneThis, почти две трети профессионалов составляют списки дел, но 41 % всех пунктов фактически никогда не выполняются. На самом деле, более половины людей, составляющих список на день, выполняют эти дела в тот же день.

Хоть списки дел и популярны, они все же могут сбить вас с правильного пути, говорит Кевин Круз, автор книги «15 секретов тайм-менеджмента, которые знают успешные люди».

«Вы действительно думаете, что Ричард Брэнсон и Билл Гейтс писали длинные списки дел и расставляли их по приоритетам вроде A1, A2, B1, B2?, — спрашивает он. — Список дел убивает ваши важные задачи».

В своем исследовании наиболее прогрессивных методов тайм-менеджмента и личной эффективности Круз пообщался с более чем 200 миллиардерами, олимпийскими призерами, студентами-отличниками и предпринимателями и попросил их дать лучший совет. «Ни один из них не упомянул составление списка дел», — говорит он.

Все потому, что списки дел, как правило, имеют три основные проблемы:

  1. В них не учитывается время выполнения. Когда человек составляет длинный список задач, сначала он будет решать те задачи, которые могут быть завершены быстро в течение нескольких минут, а более длительные задачи остаются нетронутыми, говорит Круз.
  2. В них нет различия между срочным и важным. В списке задач не отражаются временные рамки, и зачастую важные вещи упускаются из виду. «Нам хочется хвататься за выполнение срочных дел и игнорировать действительно важные», — говорит он.
  3. Они приводят к стрессу. Существует так называемый эффект Зейгарник, под действием которого люди склонны помнить незаконченные задачи, что вызывает у людей навязчивые бесконтрольные мысли. Этот список невыполненных задач вызывает бессонницу, говорит Круз.

Что делать вместо этого:

Круз обнаружил, что большинство успешных людей живут и работают по своему календарю. Ключом к успеху является использование трех приемов, которые превращают ваш календарь в эффективный план на день:

  1. Резервируйте время для наиболее важных дел. Не допускайте беспорядочного заполнения календаря, хватаясь за все дела без разбора, советует Круз.

    «Проясните для себя жизненные и карьерные цели и заранее запланируйте время только для этого», — говорит он. Например, вы могли бы каждый день уделять два часа с утра работе над стратегией своего будущего или другому проекту, который будет двигать вас вперед. Отключите электронную почту, переключите телефон в режим полета и сосредоточьтесь на абсолютной продуктивности.

    Ваш календарь должен также включать временные блоки для занятия спортом, вечерних тусовок или других вещей, относящихся к вашим основным жизненным ценностям. Круз также рекомендует резервировать время на менее важные дела, которые вам бы хотелось закончить, но отвести им ограниченное количество времени. Например, принимать звонки в течение часа каждую неделю.

  2. Мыслите 15-минутными интервалами. В то время как большинство календарей по умолчанию градуированы промежутками в 30 минут, Круз рекомендует изменить их до 15 и четко рассчитывать, сколько времени потребуется для решения задачи при ее планировании.

    «Ультрапродуктивные люди тратят именно столько времени, сколько необходимо, — говорит он. — Генеральный директор Yahoo Марисса Майер известна тем, что на совещания с коллегами у нее уходит примерно 5 минут. Когда ваш стандартный интервал составит 15 минут, вы автоматически обнаружите, что можете уместить больше задач в рамки каждого дня».

  3. Планируйте все. Вместо того, чтобы проверять электронную почту каждые несколько минут, отведите на это три промежутка в течение дня, рекомендует Круз. Вместо того чтобы написать «позвонить сестре» в вашем списке дел, добавьте это в свой календарь. «А лучше, установите временной промежуток ежедневно после полудня для ответов на телефонные звонки», — говорит он.

То, что запланировано, делается на самом деле. «Когда вы вынуждены выбирать определенный день и время, у вас все будет получаться на постоянной основе без лишних нервов», — говорит Круз.

Он признает, что в начале может быть трудно оценить, сколько времени потребуется для задачи, но с опытом вам станет легче придерживаться расписания. Круз также рекомендует запланировать некоторое время в качестве буферного, например, отвести на обеденный перерыв больше, чем нужно на самом деле, или на завершение работы в конце дня.

Могут возникать непредвиденные ситуации, например звонок из школы о том, что вашему ребенку нездоровится, и его нужно забрать, — говорит он. «А если ничего не случится, вы сможете использовать время, чтобы сосредоточиться, отдохнуть или обдумать творческие планы».

Источник.


Материалы по теме:

Как я стала жаворонком, выучила новый язык и прочитала в 5 раз больше книг за год

Как успевать больше за меньшее количество времени?

Как операционный директор Facebook планирует день?

Как работать эффективнее: советы от сотрудника Google

Успех зависит от того, сколько времени вы НЕ работаете

Как выбрать между работой, учебой и личной жизнью?

Руководители тоже плачут или статья об управлении временем для руководителей

Видео по теме:


Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

rb.ru

как правильно использовать ToDo list ~ Саморазвитие без фокусов

Один из наиболее распространенных инструментов для управления своими делами — это простой перечень дел, их список, или, как говорят в Америке, ToDo list.

Нельзя сказать, что это идеальный инструмент для планирования и ведения дел. Существуют гораздо более мощные и продвинутые инструменты, которые могут поднять вашу личную эффективность на новый уровень.

Тем не менее, примитивный список дел не собирается сдавать позиций. Миллионы людей день за днем используют его — кто набрасывая заметки на газете, кто набирая ровные строчки в вордовском файле или специальном интернет-сервисе.

Ясно, что это связано с его преимуществами:

1. Простота: для освоения всего GTD (одной из популярнейших систем управления временем и делами) нужно выделить минимум день-два.

2. Естественность: многие люди, даже никогда не слышавшие грозных терминов вроде life-management тем не менее ведут списки дел. Собственно, составить этакий реестрик заданий для самого себя — первая мысль, которая приходит в голову при необходимости как-то упорядочить день.

3. Возможность изменения и модернизации. Никто не мешает постепенно отшлифовывать и усложнять (если это необходимо!) первоначальный примитивный перечень.

Ну а теперь к главному. Советами вроде «как составить список дел» Интернет просто завален, однако они, как правило, излагаются довольно хаотично. Так что я постараюсь изложить основные принципы упорядоченно и поделюсь личным опытом использования ToDo.

Я предлагаю следующие принципы использования списка задач на день:

1. «Комфорт — наше все!»
2. «Реальность — первична, список — вторичен»
3. «Не делайте из списка культа»

Теперь немного подробнее о каждом.

«Комфорт — наше все!»
Мы начинаем использовать ToDo не для того, чтобы повесить очередной камень себе на шею. Поэтому нужно заранее продумать наиболее удобный лично для вас способ. Ясно, что список должен быть легко доступен в течение всего дня, не должен обременять вас (то есть покупать отдельный блокнот и везде таскать его с собой — не очень-то разумно), в идеале должен быть частью чего-то, что у вас есть и так. Например, для тех, кто не сидит на месте, вполне можно пользоваться стандартными инструментами в мобильнике. Для тех, у кого работа связана с компьютером и есть  к нему частый доступ — можно использовать онлайн-сервисы. Я пользуюсь персональной страницей Google, на которую можно добавлять разные гаджеты, в том числе и мини-органайзер. Кроме того, на эту страницу выведены нужные мне информеры, почта и RSS-ридер.

К слову: я обращаюсь к этой странице тогда, когда одна из поставленных задач выполнена и ее можно удалить: таким образом, я походя становлюсь невосприимчив к проблеме многих людей — слишком часто проверять e-mail, список любимых блогов и новостей. Задач на день у меня обычно 5-6 и этого количества заходов более чем достаточно: я в курсе всей нужной мне информации, но добывание ее не превращается в манию, я бросаю взгляд на свой почтовый ящик мимоходом

В целом принцип комфорта достаточно очевиден и естественен, тут вряд ли нужны дополнительные комментарии.

«Реальность — первична, список — вторичен»

Вот это уже малость посложнее, этот принцип игнорируется многими. Он относится собственно к составлению перечня дел. Этот процесс должен опираться на ваши реальные возможности, желания и цели, и — не в последнюю очередь — на трезвую оценку ситуации. Что, в частности, означает:

  • Собирая в кучу свои задачи на день, нужно представлять общий ход их выполнения: это я сделаю тогда-то (и потребуется столько-то времени), вот это — потом (и значит на задачу 7 времени уже не хватит).  Очень часто люди, планируя день с утра, переполнены энтузиазмом и уверены, что сделают 10, 100, 1000 дел. Потом возникают мелкие помехи, препятствия, наваливается усталость — и из двадцати задач в итоге сделано четыре. Разочарование, еще большая усталость, падение пресловутой самооценки.
  • Спросите себя о логичном и естественном порядке выполнения дел. Первая заповедь тайм-менеджмента: «важные дела сначала!», но нельзя забывать и о других факторах: усталости к концу дня (творческие дела и особо сложные дела — утром), наличии пробок в часы пик (деловая поездка — удобное время) и так далее.
  • На список распространяется общее правило хорошего планирования: план — это способ рационально распределить усилия и только. Многие люди пытаются впихнуть в свой ToDo list как можно больше заданий: дескать, раз записано, то я выполню, я такой, волевой парень! Поверьте заставлять себя таким образом — это не лучший способ повышения продуктивности.

Подчеркну: это только несколько примеров реализации данного принципа, которые призваны его проиллюстрировать. Существует немало иных проблем с вашим органайзером, которые устраняются, если не выпускать из виду жизнь и действительность, но перечислять их все здесь нет никакой возможности.

«Не делайте из списка культа»

Надеюсь, более-менее очевидно, что:

  • Далеко не для всех людей и профессий применение ToDo нужно и эффективно;
  • Нет смысла заставлять себя составлять данные списки, если у вас сложился собственный и хорошо работающий метод планирования дел;
  • Использование описываемого инструмента не решает всех проблем с продуктивностью и наивно ожидать от него этого;
  • Глупо прикладывать излишне много усилий, чтобы составить идеальный список дел: сосредотачивайтесь на реальных задачах, а не на их «обслуживающем персонале». Короче говоря: если вы тратите на запись своих задач больше 5 минут в день — надо что-то менять.

И прочая, и прочая и прочая. Вообще-то культ не стоит делать из чего бы то ни было, а уж из бумажки с десятком строчек — точно

Успехов!

www.samorazwitie.ru